チーム・組織づくり

「OJT」と「Off-JT」それぞれの特徴を活かし効果的に運用するには？

OJTとは

OJTとは、On-the-Job Trainingの略称で、日本語では現任訓練と呼びます。実際の現場で実務を通して職業教育を行う教育手法のことです。

OJTの一般的な形は、新入社員一人に対して一人の先輩社員を指導者として割り当て、実務を進めながら指導をする形式です。

人材不足が叫ばれる昨今の企業教育ではこのOJTが積極的に取り入れられており、70%を超える企業がOJTを採用しています。しかし、その実態は即戦力として実務をさせて「いざという時にフォローする」という程度のもので、計画的にOJTを実行している企業は少数にとどまっています。

 

OJTのメリット・デメリット

OJTのメリット

OJTのメリットは、現場にいち早く慣れさせることで戦力になる人材を即座に育成できる点にあります。企業によって「どの程度のスキルを持った人材が必要か」は異なりますが、単純作業であるならばOJTによる教育効果は大きいでしょう。

また、教育期間中も実務に従事するということは、組織全体の生産性の底上げにもつながります。

 

OJTのデメリット

一方で、OJTにはいくつかデメリットもあります。

例えば以下のようなものが挙げられます。

• 技能が十分でない新入社員を実務に従事させることによってクレームが生じる
• 新入社員の成長が指導担当の指導力に依存してしまう
• 指導方針によっては基本的な知識が欠落した状態が続いてしまう

まず、十分な教育ができていない新人を現場に放り出すという行為はクレームにつながる可能性があります。そのクレーム対応に追われて損失を出すケースもあるでしょう。

また、OJTは指導する側、される側に何らかの問題が生じてしまうと、効果の低下や、最悪の場合は早期離職の原因となってしまうこともあります。

OJTは計画的に行わなければ「しっかりと教育してくれない」という新入社員の不安にもつながります。さらに指導者との相性が悪ければ新入社員の能力向上どころかせっかく採用した人材の可能性を摘んでしまうことにもなりかねません。

 

Off-JTとは

続いて、Off-JTについても見ていきましょう。

Off-JTとは、Off-the-Job Trainingの略称で、日常業務を通じて教育を行うOJTに対し、一般業務から離れた環境で行う企業教育の手法です。外部組織によって行われるセミナーのようなものをイメージしていただければよいかと思います。

Off-JTは座学形式のものもあれば、グループワークやセッション形式のものもあり、幅広く実施されています。一般的にはインフラ関連事業や金融業のような業務を行ううえで専門知識を必要とする企業で積極的に行われている傾向にあります。

 

Off-JTのメリット・デメリット

Off-JTのメリット

Off-JTはOJTのように実務からは習得できないさまざまな知識を得ることが可能です。具体的には以下のようなメリットが挙げられます。

• 通常業務を通して指導できないことまで教育が可能
• 業務に必要な知識を集中的に学び、基礎をつくることができる
• 専門的な内容や理論についても学ぶことができる
• 各社員の教育にムラがなくなるため、教育の品質を担保できる

まず前提として認識しておきたいことは、「通常業務を行いながら指導することは容易ではない」ということです。

OJTのデメリットでもご紹介しましたが、OJTでは指導者によって指導力が異なるため教育のレベルにばらつきが出てしまいます。「2年目になって、こんなことも知らないのか！？」なんてことを思った経験はありませんか？ OJTのみでは、こういった教育の事故が発生してしまう可能性があります。

一方のOff-JTでは一律で同一の教育を施すことが可能になるため、各社員の能力に差はあったとしても、ムラなく基礎を固めることが可能なのです。

また、指導される側から見ても「実務を行いながら学ぶ」ということはなかなかうまくいかないこともあるのではないでしょうか。Off-JTはこのように、労働者がもともと持つ業務遂行能力や頭の良さに依存せず教育を施すことが可能であるため、基礎～専門的な内容までしっかりとした基礎をつくることが可能なのです。

 

Off-JTのデメリット

ただし、Off-JTにもデメリットはあります。

一つは、費用や時間がかかるということです。Off-JTは実務から完全に離れた場所で行うため、座学用のスペースを用意とする必要があります。外部のセミナーに参加する場合でも同様に費用が発生します。

また、Off-JTで学ぶことは場合によっては実務に活用するために応用が必要、という点も挙げられます。Off-JTは基礎的な知識を身につけることに向いている企業教育手法でありますが、逆に実践的なやり方を身につけるためにはやはりOJTに勝るものはありません。

このため、Off-JTを行なったからといってすぐに戦力になるわけではなく、双方のメリットやデメリットを理解したうえでOJTとOff-JTを効率よく使い分けて教育プログラムを構築する必要があるのです。

 

OJTとOff-JTの違いをより詳しく

ここまで読んでいただいて、OJTとOff-JTの違いについて大枠をご理解いただけたかと思います。下記では教育手法として本質的にそれぞれどのような違いがあるのかということについて改めてまとめていきたいと思います。

 

基礎か実践か

繰り返しにはなりますが、OJTは実務から学ぶもので、Off-JTは座学形式で学ぶものです。

「仕事で使うもの以外学ばなくていいのではないか？」と考える方もいらっしゃるかもしれませんが、例えば表計算ソフトのエクセルでレポートを作成する場合で考えてみましょう。

OJTで学ぶことができるのは、「どこに何を入力すればよいか、どういう目的でレポートをつくるのか」という具体的かつ個別最適な内容です。一方のOff-JTでは、研修プログラムにもよりますが、関数の使い方やマクロ機能の使い方など、汎用的な知識も含めて学ぶことができるでしょう。

もちろん、OJTで優秀な指導者に当たることができれば、その人材はOff-JTを経ずとも、「効率の良い方法」を駆使できるようになるかもしれません。しかし、やはりOJTでは指導者の指導力に依存してしまうため、インプットした内容を着実に身につけてもらうためにも「確実に知っておかなければならないもの」はOff-JTを活用すべきです。

 

一点集中か分散か

次に、受講者視点で見た時に、Off-JTのほうがやはり「学ぶこと」に集中しやすい属性を持ち合わせているといえます。OJTは慣れない業務の中でさまざまな物事をインプットする必要が出てくるので、受講者に過度なストレスを与えてしまうことにもなり得るのです。

短期的に集中して人材を育成できるOff-JTと、長期的に現場で使える人材に育て上げるOJTは異なる属性を持っているといえるでしょう。

 

OJTは一般的に以下のようなステップを意識するのが良いといわれています。

• やってみせる（Show）
• 説明する（Tell）
• やらせてみる（Do）
• 評価・追加指導する（Check）

このようなステップを踏んで学習させることは、一つずつ教える場合には適しています。一方で、一気に多くの知識を習得させたり、学習させたい場合には向いていません。

 

OJTとOff-JTの相乗効果を高めるためには？

OJTとOff-JTの相乗効果を高めるためには、教育プログラムを策定する人事担当者がOJTとOff-JTのメリット・デメリット、それぞれの属性の違いを理解したうえで、それぞれをうまく活用する必要が出てきます。

以下では2つの教育手法の相乗効果を高めるために押さえておきたいポイントについて解説していきましょう。

 

理想とする人材像を明確にする

OJTとOff-JTを有効に活用するためには、互いにデメリット補い合う形にすることが重要です。このためにはまず、人事担当者が「どんなスキルや知識を持った人物像が理想なのか」という人材像を明確にする必要があります。現場や経営層などから、必要とされる人物像をヒアリングしておきましょう。

 

綿密な教育プログラムの策定

「何を学習させるか」が明確になったら、次は「それをどのように教えるか」というフェーズに移りましょう。この時にOJTやOff-JTのそれぞれのメリット・デメリットを意識して、「これはOJTで学習させる」「これはOff-JTで学習させる」という判断を下し、教育プログラムを策定していきます。

この時に意識しておきたいのは、OJTとOff-JTのメリット・デメリットをお互いに補わせるということです。「どちらかを採用すれば十分」と考えるのではなく、「両方を活用して教育の品質を高める」というスタンスでプログラムを策定するのが望ましいです。

 

適切な指導者選び

Off-JTは外部のセミナーなどを活用することでプロによる指導を受けることが可能です。このため特にOff-JTを行ううえで意識することは少ないでしょう。

一方、OJTを行う場合、いくつか注意すべきポイントがあります。

まず意識しておきたいのは、育成対象者の現状です。理想とする人材像に対して、現状どこまで達成できていて、なにが不足しているのかを整理しましょう。

次に社内指導者についても考慮する必要があります。働く仲間とはいえ、人間同士ですからやはり「相性」というものがあります。すべて適材適所に配置することは難しいかもしれませんが、例えばOJTの部署を定期的に変えるなどして相性を見極めるといったことをおすすめします。

この他にも以下のようなポイントを見て指導者を選出するようにするとよいでしょう。

• コミュニケーション能力の高さ
• 指導に足る知識やスキルを持ち合わせているか
• 世代間ギャップが大きすぎないか
• 指導者の業務は新入社員が行う業務とかけ離れていないか

教育の品質を担保する環境を整備する

制度面からOJTやOff-JTを管理することも重要です。特にOJTはどうしても属人的になりがちですが、うまく管理をすれば問題が発生してもいち早く対処することができるかもしれません。

例えば、定期的にOJTの成果を確認してみたり、カウンセリングの機会を設けてみたりしてみるとよいのではないでしょうか。OJTは現場主体と思われがちですが、人事担当者が積極的にフォローすることで教育の品質を担保することができるでしょう。

 

まとめ

今回は、社員研修の手法であるOJTとOff-JTについてご紹介してきました。OJTとOff-JTにはそれぞれメリット・デメリットがあり、これらをよく理解した上で教育プログラムを構築することが重要です。

 

最後にまとめますと、OJTとOff-JTにはそれぞれ以下のようなメリット・デメリットがあります。

 

OJTのメリット

• 低予算で実践的な教育が可能
• 職務遂行能力の迅速な習得が可能

 

OJTのデメリット

• 基礎的かつ体系的な学習が困難
• 属人化してしまうため指導の品質にばらつきが出る
• 現場への負担が大きくなる
• 受講者にも負荷がかかり、早期離職やトラブルの可能性も

 

Off-JTのメリット

• 基礎的、体系的な学習が可能
• 短期で大量のインプットを行うことができる
• 教育品質にばらつきがなく、受講者も学習に集中しやすい
• 専門的な知識や理論を教育することができる

 

Off-JTのデメリット

• 研修内容が実務では使えない可能性がある
• Off-JTでの学習内容を業務に活かせるかどうかは、受講者の応用力に依存する
• 費用がかかる

 

実際に企業研修プログラムとして運用する場合には、上記のようなメリット・デメリットをお互いに補わせるような形を目指すとよいのではないでしょうか。