ビジネス知識・スキル

終わりを思い描いて

今ある業務を引き継ぐことになった際に、終わりを思い描いてみました。

それは引き継がれた“業務がストレスなくスムーズに回っている状態”です。

ここでいうストレスというのは、

• 引き継ぎ先の方が、手順が分からなくなる
• どこを確認したらいいのかわからず探す手間が発生する

ことです。

また、「後工程の方も業務の担当が変わったからやりにくくなった」と感じない状態です。

引き継ぐだけであれば、今の私がやっている方法をお伝えすれば問題はありません。

でも、今の方法はこれまでの経験があるからこそできることも含まれています。

例えば、同じ業務をするにもどこにポイントがあり、なぜ、この優先順位になっているのか。

どうしてこの工程を行ってからではないと進行してはいけないのか、工数を削減するにはどの手順で行うといいのか。

間違えやすいポイントはどこなのか等、挙げればきりがありません。

ただ引継ぐだけでよいのか？

では、終わりを思い描いたときに今の方法のままでいいのかと問うと、、、

答えはNoです。

マニュアル作成し、引き継ぐだけではなく、手順の見直しや間違えが起きにくい仕組みにすること。

これまでルールにはしてこなかったけど、工夫していたことのルール化することも有効かもしれません。

また、確認するタイミングが重要なものであれば、引き継ぎ先の方が見るスケジュールに事前に同期をかけておくこともサポートになると思います。

まだ、完了していない状況ですが、終わりを思い描き続けて、少しでもいい状態で業務が引き継がれるようにしていきます。

引き継ぎ先の方も同じように「もっと改善できるところはないか」の視点で確認をしてくれ、リクエストもして下さることで助けられています。

最後まで責任を持ち、引き継いでいきたいと思います。

引継ぎは通過点、その先のゴールは？

作業として捉えたゴールでは、引き継ぎ先で同じ仕事が完了できることかもしれません。

でも、仕事として捉えたとき、「同じ仕事が完了できる」は通過点で、その先にゴールを設定できるのではないかと思います。

より工数が削減できるようになる、
より分かりやすい状態で後工程に渡すことができる、
よりタイムリーな管理が出来るようになる、

などなど！

「引継ぎ」という一つ大きなストレスのかかる作業ではありますが、捉え方によっては仕事の仕方や精度に磨きをかけられる機会かもしれませんね！

そこに挑戦する楽しさを感じられると面白くなってきます♪

PS
「終わりを思い描くこと」の大切さを感じて、

ある人から「自分の人生は自分でオーダーしていかないとね」と言われたことを思い出しました。

オーダーを出せるということは、何を目的にしているかが明確で、どうしたいのか自覚できていることが前提。

日々の忙しさや怠けたい気持ちに負けてしまうこともありますが、それでも自分自身にオーダーして、進んでいこうと思う今日この頃です。